アナログでもデジタルでも、あらゆる文章を整った形で公開する作成作業において、文章校正のプロセスは欠かせません。
文章校正というと、どこか専門的なスキルのように聞こえる方もいるでしょう。
文章校正の一定の水準レベルまでは比較的誰にでも簡単にできる作業です。
校正時の要点をおさえたうえで、オンライン使用できる校正用ツールやサービスの力を借りることで可能となります。
この記事を通して「文章校正とは何なのか」、また「文章校正をスムーズに行うためのコツや方法」を学んでいきましょう。
読み終わる頃には、文章校正をするために必要なポイントをおさえて、取り組めるようになっていることでしょう。
文章校正とは文に間違いがないかを確認する作業
文章校正とは、「特定の文章の中に誤字や脱字、文法上のミスがないかどうかをチェックする作業」です。
文章校正を通して、適切な形に修正することで、多くの読み手にとって読みやすく意味の伝わりやすい文章を作れます。
例えば以下の内容をチェックしていきます。
- 文字の入力ミス
- 漢字の変換ミス
- 送り仮名、文法上の間違い
ウェブ媒体と紙媒体のどちらでも、いわば「仕上げ」段階作業の一つと言えます。
校正作業は、文章の内容が一通り決まり、一般公開される直前に行われるためですね。
校正された文章は、文章を読む人にとって、内容も頭に入りやすい文章となっています。
なぜなら、誤字脱字や表記ゆれといったミスが少ないので読みやすくなっているからですね。
実際に校正された文章とされていない文章を読み比べると、内容の分かりやすさの差は歴然です。
また、文章の読み手から「信頼がおける」と感じてもらえる可能性も高まります。
文章に正しい日本語が使われていて、表記なども含めて読みやすく整っているからです。
以上のことから、文章校正は文章作成をするうえで、とても大切なプロセスの一部分だと分かりますね。
なお、校正ではなく「校閲」は、異なる作業です。
校閲は文章内に出てくる固有名詞やデータ、史実などの「内容」の部分に間違いがないか、裏を取って確認する作業となります。
文章校正の主な流れ
文章校正の主な流れは、以下の4ステップです。
- 誤字脱字をチェックする
- 表記統一をする
- 文法上の間違いを正す
- 全体を改めてチェックする
実際に文章校正する場合を想定して、それぞれの項目について、以下でご説明していきます。
誤字脱字のチェック
まず、文章をざっと読んで誤字脱字を見つけ、その都度修正していきます。
校正されていない文章を読んでいて一番目につく部分なので、最初に解消しておきたい要素といえます。
具体的には、「誤字を直す」が「五時を直す」のように誤変換・誤入力されてしまっている状態が誤字、「しています」が「しいます」のように文字の抜けているのが脱字です。
また、正確な言い回しが出来ているか、書き手以外にも複数人での確認、もしくは辞書を引いて調べることも大切です。
「送り仮名」や「ら抜き言葉」などについては、書き手が正しいと思い込んで間違ったまま使われてしまっていることがあるためですね。
表記の統一
表記の統一について校正していきましょう。
一つの記事、もしくは一つの文章内で表記ゆれがあると、読者にとっては読みにくいからですね。
例えば、「コンピューター」は「コンピュータ」、「パソコン」、「PC」などさまざまな表記で同じ意味を持っていますが、1つの文章中では表記を統一しておくのが正解です。
そのため、掲載メディアに複数人の寄稿者がいる場合は、基本的な表記ルールを決めて、全員とあらかじめ共有しておく必要があります。
記事ごとに表記が異なっても違和感ない場合もありますが、頻出するキーワードなどを全体で統一するなら必要な作業と言えるでしょう。
文法上の誤りを見つけて直す
文法上の誤りを見つけて直すのも、校正作業の重要な要素です。
口語では気にならない文法上の誤りも、一般公開される文章になると読みづらいので、修正の必要があります。
例えば、「～したり」という表現は並列助詞なので、「～したり、～したり」という形で繰り返して使うのが文法上正しくても、つい「～したりします。」という風に書いてしまう場合があります。
さらに、文末表現については「ですます調」なのか、「だ・である調」なのかについても、統一しておきましょう。
また、長い文章では、文節ごとに主語が変わってしまったりしていることもあるので、文意に気をつけてチェックしていきましょう。
全体全体を通しての確認
本文など細かい部分の文章校正作業が終わりに差しかかったら、記事全体を通して確認しましょう。
細かいところに集中していると、大きな見出しのミスを見落とす可能性があるので、俯瞰してみるのをおすすめします。
例えば、記事の本文はもちろん、大見出しや小見出し、キャプションやクレジット表記といった細かい文字も忘れずにチェックします。
また、記事に本来必要な要素についてチェックリストをあらかじめ作るのもおすすめです。
公開前に「欠けている部分は無いかどうか」についてチェックする際、見落としを防げるからですね。
文章校正をする上で知っておきたい5つのコツ
文章校正をするときに知っておきたいコツには5つあります。
- 文章を書いた後、少し寝かせてから作業する。
- 思い込みを外す。
- 大事なポイントはダブルチェックする。
- 紙に印刷して校正する。
- 音読してみる。
文章の書き終わりから時間を空けてから校正作業する
文章を書きあげた後、しばらく時間を空けてから校正作業するのはおすすめです。
時間を置けば、自分の書いた文章であっても内容の細かい部分や言い回しを覚えていることが少ないため、第三者に近い視点で作業へ取り組めるからですね。
自分で書いた直後はまだ内容をはっきり覚えているため、文章を読み飛ばしてしまいがちですが、あとから見ると「なんでこんなミスしていたんだろう？」と、あっさりミスが見つかったりします。
他の人の書いた文章を校正する場合は、時間をおいて作業する必要はありませんが、自分の書いた文章のセルフチェックする場合は、時間をおくことで自分の文章を客観的に見られるのでおすすめです。
思い込みを外して作業へ取り組む
1つの文章の中にはいくつかのミスが見つかるケースは多くなっていますが、熱量を込めた文章であるほど、「完璧」と思い込んでしまう人もいるでしょう。
思い込みを頭から取り払ってから、校正作業に取り組むのもポイントの一つです。
文章校正前から「間違いはないだろう」と思い込んで校正すると、ミスがあっても高い確率で見落としてしまうからです。
思い込みや先入観とは怖いもので、何度読んだつもりになっても、思い込みが外れないかぎり気づけないミスや間違いがあります。
少しでも疑問に思ったら、すぐにネットで検索したり、辞書を引いたりして確認しましょう。
送り仮名や文法など、思い込みによる間違いを正しておけば、今後のミスを防げる点で観て、長期的にプラスになると言えます。
先入観を持たずに、調べられることはできるだけ深く調べて、文章校正だけはなく、日常にも生かせる気づきや学びがあると考えて、楽しんで取り組めたら大成功です。
大事な箇所は二重チェックする
文章の中でとりわけ大事なことを扱っている箇所については、二重チェックも大切なポイントの一つです。
なぜなら、複数の人に見てもらう、つまり視点を変えて校正することで見つかる間違いも多いからです。
また、絶対に間違えたくない数字や名前の表記などは、文字の後ろ部分から「逆さ読み」による二重チェックも、個人的におすすめの方法です。
実際に、筆者が過去に働いていた書籍出版社では、逆さ読みをして間違いを減らす工夫がされていました。
法律関係の校正を行っていたため、法令や法律の番号を確認する際などによく使用されていましたね。
紙に印刷してみる
ウェブサイト向けの文章だったとしても、文章校正作業のために一度は紙に印刷して目を通すのも、校正の見落としを減らすための有効なコツの一つです。
紙面で観ることで、パソコンやスマホのディスプレイ上で見ていても気づかなかった間違いに気づけたりするからですね。
また、パソコンやスマホの操作に慣れていない人や年輩の人にとっては、紙に印刷されていると便利ですよ。
校正作業のために精読したり、修正の赤字を入れたりできるからです。
音読してみる
時間に余裕があれば、文章を音読するのも文章校正において大切なポイントです。
なぜなら、声に出して読むことで、文章の全体の流れだけではなく、書き間違いや表現の間違いにあらためて気づけるからです。
また、文章中に口語として気になる表現や言葉があったとしても、適切な表現や言い回しを選ぶのもコツです。
話し言葉と書き言葉は異なるため、文章を掲載するメディアの性格や文章で伝えたいこと、読者ターゲットなどについてよく考えたうえで修正していきましょう。
文章校正をする上で知っておきたいツールやサービス5選
文章校正をする上で、おさえておきたいツールやサービスには、以下の4種類があります。
- クラウドソーシングで校正者を募集する
- 専門業者の校正サービス
- ワードソフトの校正機能
- 無料の文章校正ツール
- 有料の文章校正専用ツール
とりあえずまずはクラウドソーシングで校正者を募集する
とりあえずまずはクラウドソーシングで校正者を募集するのもおすすめです。
なぜなら、無料登録できるうえ、もし応募がなかったとしてもペナルティなどもなくてお手軽だからです。
すでに他のクライアントの依頼内容を参考にプロジェクト方式で進めていきましょう。
※プロジェクト方式とは
クライアントが初めから報酬やスケジュールを決めず、見積や計画など希望にあった条件を提示してくれたワーカー（複数人可）と仕事を進めていく方式です。
※参考⇒ プロジェクト方式とは？
参考として、編集・校正・リライトの仕事・依頼一覧のページも合わせてご紹介しますね。
即日依頼も可能なので、まずは試しておいて損はないでしょう。
専門業者の校正サービス
「大量の文章を限られた時間内でまとめて校正したい」
「自社には文章校正のために時間を割ける人がいない」
文章校正したくても手間と時間を取れなくてお悩みの人も多いと思います。
校正を専門としている業者にオンラインでサービス依頼するのがおすすめです。
適切な業者に外注すれば、校正作業をプロの手によって手早く確実に行えるからですね。
校正をサービスとして販売している業者には、さまざまな種類があります。
・各ジャンルの校正に特化した専門業者
・フリーランスの校正者
・ビジネス用の資料媒体用の作成業者
フリーランスの校正者に関しては、クラウドソーシング「クラウディア」で募集しても多数の応募が見込めますよ。
ワードの校正機能を使う
おなじみの文章作成ソフトウェアであるマイクロソフト・オフィス「ワード」に付属している文章校正機能の活用するのも良い方法です。
すでに「ワード」のソフトウェアを持っている人であれば、費用もかけずにすぐ実行できるのが利点です。
また、「ワード」の自動校正機能におけるクオリティの高さには定評があり、うまく利用すれば、今後の文章作成や校正において強い味方になってくれるでしょう。
無料の文章校正ツール
文章のつづり間違いなどを簡易的に確認するには、無料の文章校正ツールを使ってみるのも一つの方法です。
ページに文章を入力したらすぐに間違いと思われる箇所が一度に確認できることと、無料で使えるのが大きな利点です。
しかし、欠点としては、機械的に間違いだと思われる部分を指摘しているにすぎません。
文意や文章の狙いを理解した上で校正をしているわけではなく、抜け漏れなども目立ちます。
そのため、絶対にミスを許されない記事の場合、校正者に依頼するのが確実です。
大量の文章を校正しないといけない場合や、校正時の補足ツールとしての使用にはおすすめですね。
※参考⇒ 無料文章校正支援ツール一覧
有料の文章校正専用ツール
ソフトウェアとして有料で販売されている文章校正のツールも存在するので、ツールを購入して校正をする方法も考えられます。
無料のものとは違って様々な機能がついており、校正機能の正確性もアップしているので、能力には定評があり、様々な場面で活用できます。
例えば、有名な商品で言うと、「Just Right!」などが挙げられます。
ただし、費用面はそれなりに高く、税込み価格で51,700円かかります。
そのため、何回も大量の文章を校正しないといけない状況ならおすすめと言えるでしょう。
必要なタイミングで導入してみて活用してみると、作業効率アップも十分見込めますよ。
文章校正のコツを知りたい際によくある質問（Q&A）
文章校正のコツを知りたい際によくある質問（Q＆A）を紹介します。
疑問、質問等がある場合は、ぜひ参考にしてみてください。
修正を入れすぎることで、文章全体の流れや内容が崩れ、読み手に伝わりにくい文章になってしまうからですね。
例えば、気になる部分をどんどん修正していくと、リズムが不自然になり書き手の個性が失われることもあります。
また、一度他の人に読んでもらうと、自分では気づきにくい修正点や、逆に手を加えすぎている部分が見つかることがあります。
さらに、修正の判断基準を「読み手が理解できるか」「誤解を生む表現がないか」に絞ると、余計な修正を避けることができます。
ただし、誤字脱字や明らかな間違いについては迷わず修正しましょう。
校正作業では必要最小限の修正にとどめるように注意しましょう。
校正作業は確認する箇所が多岐にわたり、リストを作らないと見落としや重複確認のリスクが高くなるからですね。
例えば、誤字脱字、表記の統一、文法の誤りなどの基本的なチェック項目をリスト化すると、効率よく確認できます。
また、見出しやキャプション、引用部分など普段見落としがちな箇所も、リストに入れておくと安心です。
さらに、リストを文章の特性やメディアの基準に合わせてカスタマイズすると、内容に即したチェックが可能になります。
ただし、項目を増やしすぎると確認作業が煩雑になり、逆に負担が増えてしまうので注意しましょう。
必要なポイントを整理し、簡潔で使いやすい校正チェックリスト作りを心がけましょう。
複数人で校正すると確認が重複したり、逆に抜け落ちたりすることがあるからですね。
例えば、下記のように役割分担をすると効率的に作業を進められます。
・誤字脱字チェック担当
・表記の統一チェック担当
・全体の流れチェック担当
作業の前に確認ルールや優先順位を共有しておくと、作業のムダや行き違いを減らせます。
また、修正点の反映後に最終確認を一人が行うと、全体の整合性が保てるのでおすすめです。
進捗をこまめに共有することで、修正済みか未確認かを明確にでき全員の負担を減らせます。
複数人での校正作業は役割分担とルール共有を徹底しましょう。
書き手が良いと思っていても、読み手にとっては分かりづらかったり、誤解を招く表現が含まれている可能性があるからですね。
例えば、専門用語や難しい言い回しは説明を加えたり、文章が長すぎる場合は短く区切るなど、読み手に負担をかけない工夫が必要です。
また、読み進めたときに自然に情報が頭に入る構成になっているかも重要なポイントです。
文章を読む対象者の年齢層や知識レベルに応じた表現や言葉選びを意識すると、さらに伝わりやすくなります。
ただし、読み手に合わせすぎて本来伝えたい内容がぼやけてしまわないように注意しましょう。
校正時には読み手の立場に立って、「分かりやすさ」「伝わりやすさ」を意識するよう心がけましょう。
校正ツールはルールベースで間違いを判定するため、内容や意図を正確に把握できないからですね。
例えば、「この商品は1,000円（税込）です」という正しい表現が「全角文字と半角文字が混在している」と指摘されることがあります。
また、特定の人名や地名、「例：Craudia」などのサービス名が誤字として判定されることもあります。
さらに、口語表現や独自の言い回し（例：「～しちゃう」）が不自然な表現として誤判定されることもあります。
以下、誤判定されやすい一例です。
- 専門用語や業界特有の用語（例：医療、法律、IT用語）
- 正しい固有名詞（例：人名、地名、ブランド名、サービス名）
- 脈上問題のない助詞の使い方（例：「が」と「の」、「に」と「で」の使い分け）
- 口語表現（例：「～しちゃう」、「～しとく」、「～って感じ」）
- リスト形式や短い文（例：単語だけの箇条書き）
- 半角・全角の混在（例：「1,000円（税込）」の表記）
- 特殊な記号や表現（例：「◎」「★」「→」）
ツールの指摘はあくまで参考で、全て鵜呑みにせず自分で確認することが大切です。
ツールの判定を鵜呑みにせず、文脈や文章の意図を確認しながら校正しましょう。
まとめ
文章校正は、分かりやすく正確な文章を作成するためには必要不可欠な作業です。
オウンドメディアやブログなどの記事を作るうえで、ついつい見落とされがちな作業の一つではありますが、今後の記事作成方針の中に取り入れる、もしくは見直すキッカケとなれば幸いです。
文章校正のコツや便利なツール・サービスを活用して、より良質な文章を手がけるための一助にしていきましょう。
